Zeiterfassung App Schweiz: Worauf KMU bei der Auswahl achten sollten

Eine Zeiterfassung App soll im KMU nicht einfach Papier durch ein Smartphone ersetzen. Sie muss zum Arbeitsalltag passen: Mitarbeitende erfassen Zeiten dort, wo sie entstehen, Führungskräfte prüfen Ausnahmen, und die Administration erhält nachvollziehbare Angaben für Auswertung, Lohnvorbereitung oder Projektkontrolle. Gerade bei wechselnden Einsatzorten entscheidet deshalb der gesamte Ablauf über den Nutzen – nicht eine lange Funktionsliste.

Mit dem eigenen Prozess beginnen, nicht mit der App-Demo

Schreiben Sie vor der Vorauswahl einen typischen Arbeitstag auf: Startet das Team im Betrieb, direkt beim Kunden oder auf der Baustelle? Wie werden Pausen, Baustellenwechsel, Absenzen und Korrekturen heute festgehalten? Wer prüft die Einträge, und wohin gehen die Daten anschliessend?

Aus diesen Antworten entsteht ein belastbarer Anforderungskatalog. Ein Malerbetrieb mit zwölf Mitarbeitenden und drei parallelen Baustellen braucht beispielsweise eine unkomplizierte Projektzuordnung und einen klaren Weg für nachträgliche Korrekturen. Ein Servicebetrieb, dessen Mitarbeitende direkt bei Kundinnen und Kunden starten, sollte zusätzlich testen, ob die Erfassung auf dem Mobilgerät ohne Umwege gelingt. In beiden Fällen ist entscheidend, dass Büro und Team denselben Prozess verstehen.

Formulieren Sie die Anforderungen als prüfbare Szenarien statt als Schlagworte. Zum Beispiel: «Eine Mitarbeiterin erfasst morgens die Anfahrt, arbeitet auf Projekt A, wechselt nachmittags zu Projekt B und reicht den Tag zur Prüfung ein.» Lassen Sie diesen Ablauf in jeder Demo live zeigen. So wird sichtbar, ob die Lösung Ausnahmen sauber abbildet oder ob später wieder Excel-Listen entstehen.

Arbeitszeit und Branchenregeln richtig einordnen

Für die Arbeitszeiterfassung nennt das SECO im Grundsatz die nachzuweisenden Angaben: Dauer sowie Beginn und Ende der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, einschliesslich Ausgleichs- und Überzeitarbeit, sowie Pausen ab einer halben Stunde.1 Das Gesetz schreibt damit keine bestimmte App vor. Es gibt zudem klar definierte Möglichkeiten für vereinfachte Erfassung oder einen Verzicht; diese sind nicht pauschal auf alle Funktionen oder Mitarbeitenden übertragbar.1

Für Maler- und Gipserbetriebe ist zusätzlich der anwendbare Gesamtarbeitsvertrag (GAV) relevant. Der SMGV weist darauf hin, dass der GAV 2026–2029 am 1. April 2026 in Kraft trat und die Reisezeit in der Arbeitszeitkontrolle erfasst werden muss; für Verbands- und Nichtverbandsbetriebe gelten dabei unterschiedliche Vorgaben.2 Ein digitales Ersatzsystem ist nicht allein deshalb gleichwertig, weil es Zeiten speichert: Die ZPBK nennt unter anderem Datum, effektive tägliche Arbeitszeit, tägliche Reisezeit, produktive Arbeitszeit, Absenzen sowie Soll-/Ist-Saldi als Mindestangaben.3

Wichtig: Prüfen Sie GAV/CCT, Region, Vertragsbindung und den konkreten Reisezeitprozess vor dem Roll-out mit den zuständigen Fachstellen oder einer Rechtsberatung. Dieser Artikel bietet Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Die Rechts- und Datenschutzprüfung bei GPS

GPS oder GeoFencing kann eine Buchung am Einsatzort unterstützen. Es ist jedoch keine gesetzliche Pflicht und sollte nie als Abkürzung für «rechtssicher» verkauft werden. Das SECO und der EDÖB halten fest: Systeme, die hauptsächlich der Verhaltensüberwachung am Arbeitsplatz dienen, sind unzulässig. Für andere Zwecke wie Arbeitsorganisation oder -planung kann ein System im Einzelfall zulässig sein, wenn es verhältnismässig ist und Mitarbeitende vorgängig informiert werden.4

Prüfen Sie deshalb vor der Einführung schriftlich:

• Zweck: Welche Aufgabe löst die Standortfunktion konkret – etwa Baustellenzuordnung oder Tourenplanung?
• Umfang: Wird nur beim Stempeln ein Standort verarbeitet oder auch im Hintergrund? Ist die Funktion auf Arbeitszeiten begrenzt?
• Transparenz: Verstehen Mitarbeitende Funktionsweise, Zeitpunkt und Zweck der Verarbeitung vor dem Start?
• Zugriff und Aufbewahrung: Wer darf Daten einsehen, wie lange werden sie benötigt und wie sind Korrekturen dokumentiert?

Der EDÖB empfiehlt ein Reglement, das Funktionsweise, Art und Zeitpunkt der Überwachung beschreibt. Zudem müssen Daten zweckgebunden und auf das erforderliche Mass beschränkt verarbeitet werden; der Zugang ist auf auswertungsberechtigte Personen zu begrenzen.5

Mobile, Web und Support: den Alltag testen

Eine gute Zeiterfassung App Schweiz verbindet die mobile Erfassung mit einer brauchbaren Webansicht. Auf dem Smartphone zählen wenige Schritte, verständliche Projektbezeichnungen und eine nachvollziehbare Rückmeldung, ob ein Eintrag erfasst wurde. Im Web braucht die Administration Filter, Korrektur- und Freigabewege sowie eine Ansicht, aus der sich die nötigen Angaben für den Folgeprozess prüfen lassen.

Testen Sie mit echten Rollen: Eine Person aus dem Aussendienst oder von der Baustelle, eine Führungskraft und jemand aus der Administration. Achten Sie auf unterschiedliche Geräte, unzuverlässige Verbindung am Einsatzort, vergessene Buchungen und den Monatsabschluss. Fragen Sie auch, welche Daten sich tatsächlich exportieren oder an bestehende Systeme übergeben lassen – und lassen Sie dies anhand Ihres Testfalls demonstrieren.

Bei Zytrack sind laut veröffentlichter Paketübersicht mobile und webbasierte Zeiterfassung, Projekte, Pausenübersicht, Spesen, Absenzen, individuelle Berichte, Genehmigungsprozesse und eine integrierte Bexio-Schnittstelle aufgeführt. GPS-Tracking ist als Zusatzoption ausgewiesen; die Seite nennt zudem Setup-Unterstützung und paketabhängige Antwortzeiten für den Support.6 Ob diese Funktionen Ihren Ablauf und eine allfällige Branchenregel vollständig abdecken, sollte der Betrieb im konkreten Test prüfen.

Besondere Sorgfalt gilt Standortdaten: Die Zytrack-Datenschutzerklärung beschreibt GPS-Daten beim In-App-Timer und nennt bei entsprechender Berechtigung auch eine mögliche Erfassung im Hintergrund.7 Fragen Sie daher in der Demo nach der tatsächlich vorgesehenen Konfiguration, Berechtigungssteuerung und Mitarbeiterinformation – nicht nur nach dem Namen der Funktion.

So führen Sie die Auswahl und Einführung in fünf Schritten durch

1. Ist-Prozess erfassen: Sammeln Sie für eine Woche typische Fälle, fehlende Rapporte und Korrekturgründe. Das macht den Aufwand sichtbar, ohne bereits eine Lösung vorwegzunehmen.
2. Muss-Kriterien priorisieren: Trennen Sie zwingende Anforderungen – etwa Arbeitsbeginn, Pausen, Projektzuordnung, Freigabe und Datenschutz – von späteren Wünschen.
3. Zwei bis drei Lösungen szenariobasiert testen: Verlangen Sie einen Test mit Ihren Projekten, Rollen und Ausnahmefällen. Prüfen Sie dabei auch den Supportweg und die Verantwortlichkeiten im Betrieb.
4. Datenschutz und Regeln vorab freigeben: Dokumentieren Sie Zweck, Rollen, Zugriffe, Aufbewahrung und die Information an Mitarbeitende. Klären Sie GAV-/CCT-Fragen separat.
5. Mit einer Pilotgruppe starten: Schulen Sie Team und Administration gemeinsam, definieren Sie eine Ansprechperson und werten Sie nach einem realen Monatsabschluss aus, ob Rapporte vollständig und verständlich sind.

Für Maler- und Gipserbetriebe ergänzt die Checkliste «Arbeits- und Reisezeit auf Baustellen: 10 Prüfpunkte für Maler- und Gipserbetriebe» diese Auswahl: Sie hilft, Reisezeit, Tagesrapport, Baustellenwechsel und Datenschutz vor der Einführung systematisch zu besprechen.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung App in der Schweiz

Braucht jedes KMU eine detaillierte Arbeitszeiterfassung?

Grundsätzlich müssen Arbeitgeber die gesetzlich verlangten Angaben verfügbar halten. Unter bestimmten Voraussetzungen sind vereinfachte Erfassung oder ein Verzicht möglich.1 Welche Regel für einzelne Mitarbeitende zutrifft, ist vor der Einführung anhand der konkreten Funktion und Vereinbarung zu prüfen.

Ist GPS-Tracking für die Zeiterfassung erlaubt?

Nicht automatisch und nicht für jeden Zweck. Standortfunktionen müssen einem legitimen, klar kommunizierten Zweck dienen, verhältnismässig ausgestaltet sein und dürfen nicht hauptsächlich das Verhalten überwachen.4 Eine transparente betriebliche Regelung gehört vor den technischen Start.

Woran erkenne ich, ob die Einführung gelingt?

Nicht an der Zahl installierter Apps, sondern an einem durchgängigen Ablauf: Mitarbeitende können Zeiten zuverlässig erfassen, Verantwortliche bearbeiten Ausnahmen zeitnah, und die Administration kann den Monatsrapport ohne Nachfassen prüfen. Ein Pilot mit echten Fällen liefert dafür bessere Erkenntnisse als eine Standarddemo.

Der nächste Schritt

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