Schritt 1: Zeiterfassung (Excel, Papier, Stempeluhr)

• Mitarbeiter notieren Arbeitszeiten
• Projektzeiten werden geschätzt oder vergessen
• Keine Verknüpfung zu Projekten oder Kunden

Schritt 3: Stundensätze nachschlagen

• Welcher Kunde hat welchen Stundensatz?
• Gibt es Sonderkonditionen?
• Rabatte oder Pauschalen berücksichtigen

Schritt 4: Rechnung erstellen

• Daten in Word oder Buchhaltungssoftware übertragen
• Positionen manuell eintippen
• Beträge berechnen (hoffentlich richtig)

Schritt 5: Rechnung versenden

• PDF erstellen
• Per E-Mail versenden oder ausdrucken
• Nachverfolgung in separatem System

Schritt 6: Buchhaltung aktualisieren

• Rechnung in Buchhaltungssoftware erfassen
• Zahlungseingang überwachen
• Mahnungen manuell erstellen

Die versteckten Kosten manueller Prozesse

❌ Zeitverlust:

• 8-12 Stunden pro Monat für Rechnungserstellung
• 2-4 Stunden für Korrekturen und Nachfragen
• 3-5 Stunden für Buchhaltungs-Updates

❌ Fehlerquote:

• 15-20% der manuellen Rechnungen enthalten Fehler
• Falsche Stundensätze, vergessene Positionen
• Tippfehler bei Beträgen

❌ Verzögerte Rechnungsstellung:

• Rechnungen gehen 5-10 Tage zu spät raus
• Liquiditätsverlust durch verspätete Zahlungen
• Kunden zahlen später, weil Rechnung später kommt

❌ Nicht abgerechnete Leistungen:

• 10-15% der Arbeitszeit wird nicht erfasst
• Vergessene Projektzeiten = verlorener Umsatz
• «Kleine» Aufgaben werden nicht abgerechnet

Beispielrechnung für ein 10-Personen-Team:

• Nicht erfasste Arbeitszeit: 10% von 1.600h/Monat = 160h
• Stundensatz: 120 CHF
• Verlorener Umsatz: 19.200 CHF pro Monat
• 230.400 CHF pro Jahr!

Die Lösung: End-to-End-Automatisierung mit Zytrack

Zytrack verbindet Zeiterfassung, Projektmanagement und Buchhaltung zu einem nahtlosen Workflow – ohne Medienbrüche, ohne manuelle Übertragung, ohne Fehler.

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Der automatisierte Workflow in 6 Schritten:

✅ Schritt 1: Zeiterfassung in Echtzeit (Mobile App oder Desktop)
✅ Schritt 2: Automatische Projektzuordnung (GPS, QR-Code, manuelle Auswahl)
✅ Schritt 3: Echtzeit-Synchronisation (Bidirektional, alle 15 Min.)
✅ Schritt 4: Rechnung mit einem Klick erstellen (Direkt in Bexio)
✅ Schritt 5: Automatischer Versand (E-Mail mit PDF)
✅ Schritt 6: Zahlungsüberwachung (Automatische Mahnungen)

Ergebnis: Von der erfassten Arbeitsstunde zur versendeten Rechnung in unter 60 Sekunden.

Der komplette Workflow im Detail

Schritt 1: Zeiterfassung in Echtzeit

Wie Mitarbeiter Zeit erfassen:

Mobile App (iOS & Android):

• Start/Stopp-Button: Einfacher als eine Stoppuhr
• Projekt auswählen: Dropdown mit allen aktiven Projekten
• GPS-Tracking: Standort wird automatisch dokumentiert (optional)
• Offline-Modus: Funktioniert auch ohne Internet

Desktop-Version:

• Browser-basiert: Keine Installation nötig
• Timer im Hintergrund: Läuft während der Arbeit
• Schnellerfassung: Zeiten nachträglich eintragen

Automatische Projektzuordnung:

• GPS-basiert: App erkennt Baustelle/Standort automatisch
• QR-Code: Scannen am Projektstandort
• NFC-Tag: Smartphone an Tag halten
• Manuell: Projekt aus Liste wählen

Beispiel – Servicetechniker:

1. Ankunft beim Kunden um 09:00 Uhr
2. App öffnen → «Start» tippen
3. Projekt wird automatisch erkannt (GPS)
4. Arbeit erledigen
5. «Stopp» tippen um 11:30 Uhr
6. Fertig! Zeit ist erfasst und dem Projekt zugeordnet

Schritt 2: Automatische Projektzuordnung und Kategorisierung

Intelligente Zuordnung:

• Zeiteinträge werden automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet
• Tätigkeitsart wird kategorisiert (z.B. «Beratung», «Entwicklung», «Support»)
• Stundensatz wird automatisch aus Kundenstamm übernommen

Projektstruktur:

• Kunde: Acme GmbH
• Projekt: Website-Relaunch 2025
• Phase: Design
• Tätigkeit: Konzeption
• Stundensatz: 150 CHF

Automatische Validierung:

• Ist das Projekt noch aktiv?
• Hat der Mitarbeiter Zugriff auf dieses Projekt?
• Ist das Budget noch verfügbar?
• Warnung bei Überschreitung

Beispiel – Projektleiter-Dashboard:

• Projekt «Website-Relaunch»:
  • Budget: 20’000 CHF
  • Verbraucht: 15’800 CHF (79%)
  • Verbleibend: 4’200 CHF
  • Warnung: «Budget zu 80% ausgeschöpft»

Schritt 3: Echtzeit-Synchronisation mit Bexio

Die Zytrack-Bexio-Integration:

Zytrack ist die einzige Zeiterfassungslösung mit bidirektionaler Live-Synchronisation zu Bexio. Das bedeutet:

Von Bexio zu Zytrack (automatisch):

• ✅ Kundenstammdaten
• ✅ Projekte und Aufträge
• ✅ Stundensätze und Preislisten
• ✅ Mitarbeiter und Berechtigungen
• ✅ Artikel und Leistungspositionen

Von Zytrack zu Bexio (automatisch):

• ✅ Zeiteinträge (alle 15 Minuten)
• ✅ Spesen und Auslagen
• ✅ Projektzeiten nach Tätigkeitsart
• ✅ Abwesenheiten (Ferien, Krankheit)
• ✅ Überstunden

Synchronisations-Intervall:

• Standard: Alle 15 Minuten
• On-Demand: Manuelle Synchronisation jederzeit möglich
• Echtzeit: Kritische Daten sofort (z.B. neue Projekte)

Konfliktlösung:

• Änderungen in Bexio haben Vorrang
• Zytrack erkennt Konflikte automatisch
• Benachrichtigung bei Abweichungen

Beispiel – Neues Projekt in Bexio:

1. Projekt «Webshop-Integration» in Bexio angelegt (10:00 Uhr)
2. Synchronisation läuft (10:15 Uhr)
3. Projekt erscheint in Zytrack (10:15 Uhr)
4. Mitarbeiter können sofort Zeit erfassen
5. Keine manuelle Übertragung nötig!

Schritt 4: Rechnung mit einem Klick erstellen

Automatische Rechnungserstellung in Bexio:

Variante A: Direkt aus Zytrack

1. Projekt auswählen
2. Zeitraum festlegen (z.B. «Letzter Monat»)
3. Button «Rechnung erstellen» klicken
4. Fertig! Rechnung wird in Bexio angelegt

Variante B: Direkt in Bexio

1. In Bexio zu «Rechnungen» navigieren
2. «Neue Rechnung» → «Aus Zeiteinträgen»
3. Projekt auswählen
4. Zeiteinträge werden automatisch importiert
5. Fertig! Rechnung ist erstellt

Was automatisch passiert:

✅ Zeiteinträge gruppieren:

• Nach Tätigkeitsart (Beratung, Entwicklung, Support)
• Nach Datum oder Mitarbeiter (optional)
• Nach Projektphase

✅ Stundensätze anwenden:

• Kundenstundensatz aus Bexio
• Mitarbeiter-spezifische Sätze (falls definiert)
• Tätigkeits-spezifische Sätze (z.B. Senior vs. Junior)

✅ Beträge berechnen:

• Stunden × Stundensatz = Betrag
• Rabatte automatisch anwenden (falls definiert)
• MwSt. berechnen (7,7% oder 8,1%)

✅ Rechnungslayout:

• Firmenlogo und Design aus Bexio
• Zahlungsbedingungen (z.B. «30 Tage netto»)
• Bankverbindung und QR-Rechnung

Beispiel – Rechnung für Beratungsprojekt:

Projekt: Website-Relaunch Acme GmbHZeitraum: 01.01.2025 – 31.01.2025

Tätigkeit	Stunden	Stundensatz	Betrag
Konzeption	12h	150 CHF	1’800 CHF
Design	24h	140 CHF	3’360 CHF
Entwicklung	40h	130 CHF	5’200 CHF
Projektmanagement	8h	160 CHF	1’280 CHF

Zwischensumme: 11’640 CHF MwSt. 7,7%: 896 CHF Total: 12’536 CHF

Erstellungszeit: 15 Sekunden (statt 45 Minuten manuell)

Schritt 5: Automatischer Versand und Zahlungsüberwachung

Rechnung versenden (automatisch oder manuell):

Manueller Versand:

1. Rechnung in Bexio prüfen
2. Button «Versenden» klicken
3. E-Mail wird automatisch erstellt (Vorlage aus Bexio)
4. PDF-Rechnung im Anhang (inkl. QR-Rechnung)
5. Fertig! Kunde erhält Rechnung

Automatischer Versand (optional):

• Rechnungen werden automatisch versendet
• Zeitpunkt konfigurierbar (z.B. «Jeden Monatsletzten um 17:00 Uhr»)
• E-Mail-Vorlage anpassbar
• CC an Projektleiter oder Buchhaltung

Zahlungsüberwachung:

• Bexio überwacht Zahlungseingänge automatisch
• Status: «Offen», «Überfällig», «Bezahlt»
• Dashboard: Übersicht über alle offenen Rechnungen

Automatische Mahnungen:

• 1. Mahnung: 10 Tage nach Fälligkeit (automatisch)
• 2. Mahnung: 20 Tage nach Fälligkeit (automatisch)
• 3. Mahnung: 30 Tage nach Fälligkeit (manuell)
• Mahngebühren werden automatisch berechnet

Beispiel – Zahlungsüberwachung:

• Rechnung versendet: 31.01.2025
• Fällig: 28.02.2025
• Status: «Offen»
• 10.03.2025: Automatische 1. Mahnung
• 15.03.2025: Zahlung eingetroffen
• Status: «Bezahlt»

Schritt 6: Reporting und Analyse

Automatische Reports in Zytrack:

Umsatz-Report:

• Abgerechnete Stunden pro Kunde
• Umsatz pro Projekt
• Vergleich: Budget vs. Ist
• Profitabilität pro Projekt

Mitarbeiter-Report:

• Abrechenbare vs. nicht-abrechenbare Stunden
• Auslastung in %
• Umsatz pro Mitarbeiter

Projekt-Report:

• Zeitaufwand pro Projektphase
• Budgetverbrauch in Echtzeit
• Prognose: Wann ist Budget aufgebraucht?

Finanz-Report (aus Bexio):

• Offene Rechnungen
• Überfällige Zahlungen
• Liquiditätsprognose

Beispiel – Projekt-Profitabilität:

Projekt: Website-Relaunch Acme GmbH

Kennzahl	Wert
Budget	20’000 CHF
Abgerechnet	18’500 CHF
Verbraucht	92,5%
Verbleibend	1’500 CHF
Geschätzte Restzeit	12h
Prognose	Budget wird überschritten

Handlungsempfehlung: Nachverhandlung mit Kunde oder Leistungsumfang reduzieren.

Praxisbeispiel: IT-Beratung mit 15 Mitarbeitern

Ausgangslage: Ein Schweizer IT-Beratungsunternehmen mit 15 Mitarbeitern nutzt Excel für Zeiterfassung und Bexio für Buchhaltung. Rechnungen werden manuell erstellt – mit hohem Zeitaufwand und vielen Fehlern.

Probleme:

• 12 Stunden pro Monat für Rechnungserstellung
• 15% der Arbeitszeit wird nicht erfasst (vergessen)
• Rechnungen gehen 7-10 Tage zu spät raus
• Fehlerquote: 18% (falsche Stundensätze, Tippfehler)

Lösung mit Zytrack + Bexio:

1. Zeiterfassung automatisiert

• Mitarbeiter erfassen Zeit per App (Start/Stopp)
• Projektzuordnung automatisch (GPS oder manuell)
• Offline-Modus für unterwegs

2. Echtzeit-Synchronisation mit Bexio

• Alle 15 Minuten werden Zeiteinträge übertragen
• Kundenstammdaten und Projekte automatisch synchronisiert
• Keine manuelle Übertragung mehr nötig

3. Rechnung mit einem Klick

• Projektleiter klickt «Rechnung erstellen»
• generiert Rechnung automatisch
• Versand per E-Mail (automatisch oder manuell)

4. Zahlungsüberwachung automatisch

• Bexio überwacht Zahlungseingänge
• Automatische Mahnungen bei Verzug
• Dashboard mit allen offenen Rechnungen

Ergebnisse nach 6 Monaten:

✅ Zeitersparnis:

• Rechnungserstellung: 12h → 1h pro Monat (92% Reduktion)
• Eingesparte Arbeitszeit: 11h × 120 CHF = 1’320 CHF/Monat
• 15’840 CHF/Jahr

✅ Mehr Umsatz:

• Erfasste Arbeitszeit: +12% (weniger vergessene Zeiten)
• Zusätzlicher Umsatz: 12% von 1.800h/Monat × 120 CHF = 25’920 CHF/Monat
• 311’040 CHF/Jahr

✅ Schnellere Rechnungsstellung:

• Rechnungen gehen jetzt am 1. des Folgemonats raus (statt 7-10 Tage später)
• Zahlungen kommen 5-7 Tage früher
• Verbesserter Cashflow

✅ Weniger Fehler:

• Fehlerquote: 18% → 0,5% (97% Reduktion)
• Keine falschen Stundensätze mehr
• Keine Tippfehler bei Beträgen

Messbare Vorteile:

• Drastische Zeitersparnis bei administrativen Aufgaben
• Signifikante Umsatzsteigerung durch lückenlose Erfassung
• Verbesserte Liquidität durch schnellere Rechnungsstellung
• Nahezu fehlerfreie Abrechnung
  

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Überzeugen Sie sich selbst, wie einfach Rechnungsstellung sein kann.

Fazit: Mehr Zeit für Ihr Geschäft, weniger für Administration

Manuelle Rechnungserstellung ist Zeitverschwendung. Mit Zytrack automatisieren Sie den kompletten Workflow – von der Zeiterfassung bis zur fertigen Rechnung.

Konzentrieren Sie sich auf Ihr Geschäft – Zytrack kümmert sich um den Rest.