Das Datensilo-Problem: Wenn Systeme nicht miteinander sprechen
Sie kennen das Szenario:
- Montag: Mitarbeiter erfassen Zeiten in Excel oder auf Papier
- Dienstag: Sie übertragen Daten manuell in Ihr ERP-System
- Mittwoch: Sie exportieren Projektzeiten für die Rechnungsstellung
- Donnerstag: Sie gleichen Kundendaten zwischen Systemen ab
- Freitag: Sie korrigieren Fehler, die beim Übertragen entstanden sind
5 Tage. 5 verschiedene Systeme. Unzählige Medienbrüche. Das Resultat? 8-10 Stunden pro Woche verschwinden in manueller Datenübertragung, Fehlerkorrektur und Systemwechseln.
Was bedeutet «echte» Integration?
Viele Zeiterfassungs-Tools behaupten, sie hätten eine «Bexio-Integration». Doch oft bedeutet das nur:
- Einfacher Datenexport als CSV
- Einmaliger Import in Bexio
- Keine Synchronisation bei Änderungen
- Manuelle Nacharbeit erforderlich
Das ist keine Integration – das ist ein glorifizierter Export-Button.
Die Zytrack-Bexio-Integration ist anders
Zytrack bietet eine bidirektionale Live-Integration, die weit über einfache Datenexporte hinausgeht:
Bidirektional bedeutet:
- Änderungen in Bexio erscheinen automatisch in Zytrack
- Änderungen in Zytrack fliessen automatisch nach Bexio
- Beide Systeme sind immer synchron – in Echtzeit
Live bedeutet:
- Keine manuellen Exports oder Imports
- Keine Wartezeiten
- Keine Batch-Prozesse über Nacht
- Sofortige Synchronisation bei jeder Änderung
Das Ergebnis: Ein System, eine Wahrheit, null Medienbrüche.
Die 5 Säulen der Zytrack-Bexio-Integration
Säule 1: Automatische Projekt- und Kundensynchronisation
Das Problem ohne Integration:
- Neues Projekt in Bexio angelegt
- Manuell in Zeiterfassung übertragen
- Bei Änderungen: Beide Systeme einzeln aktualisieren
- Fehlerrisiko: Unterschiedliche Projektnamen, falsche Zuordnungen
Mit Zytrack-Bexio-Integration:
Bexio → Zytrack:
- Legen Sie ein neues Projekt in Bexio an
- Zytrack synchronisiert es automatisch innerhalb von Sekunden
- Alle Projektdaten (Name, Kunde, Budget, Beschreibung) werden übernommen
- Mitarbeiter können sofort Zeit auf das neue Projekt buchen
Zytrack → Bexio:
- Erfassen Sie Zeit in Zytrack
- Projektdaten werden automatisch nach Bexio übertragen
- Änderungen an Projektdetails synchronisieren sich bidirektional
Zeitersparnis: 2-3 Stunden pro Woche
Säule 2: Automatische Rechnungserstellung
Das Problem ohne Integration:
- Projektzeiten aus Zeiterfassung exportieren
- Daten in Excel aufbereiten
- Manuell in Bexio übertragen
- Rechnung erstellen und formatieren
- Fehler korrigieren und neu erstellen
Durchschnittliche Dauer: 30-45 Minuten pro Rechnung
Mit Zytrack-Bexio-Integration:
Der automatisierte Workflow:
- Zeiterfassung in Zytrack
- Mitarbeiter erfassen Zeiten auf Projekte
- Automatische Zuordnung zu Kunden und Leistungen
- Automatische Übertragung
- Zytrack überträgt erfasste Zeiten direkt nach Bexio
- Inklusive Projektdetails, Mitarbeiter, Datum, Beschreibung
- Rechnungserstellung in Bexio
- Öffnen Sie das Projekt in Bexio
- Klicken Sie «Rechnung erstellen»
- Alle Zeiten sind bereits erfasst und korrekt zugeordnet
- Rechnung ist in 1-2 Minuten fertig
Von erfasster Zeit bis zur fertigen Rechnung: Weniger als 5 Minuten
Zeitersparnis: 4-5 Stunden pro Woche (bei 8-10 Rechnungen)
Säule 3: Echtzeit-Budgetüberwachung
Das Problem ohne Integration:
- Projektbudget in Bexio definiert
- Zeiterfassung läuft separat
- Budgetverbrauch erst am Monatsende sichtbar
- Überschreitungen werden zu spät erkannt
Mit Zytrack-Bexio-Integration:
Live-Budgettracking:
- Projektbudget wird von Bexio nach Zytrack synchronisiert
- Jede erfasste Stunde wird sofort gegen das Budget gerechnet
- Zytrack zeigt in Echtzeit:
- Wie viel Budget ist verbraucht?
- Wie viel Budget ist noch verfügbar?
- Wann wird das Budget voraussichtlich aufgebraucht?
Automatische Warnungen:
- Bei 75% Budgetverbrauch: Warnung an Projektleiter
- Bei 90% Budgetverbrauch: Warnung an Geschäftsführung
- Bei 100% Budgetverbrauch: Automatische Benachrichtigung
Sie können proaktiv steuern, statt reaktiv zu reagieren.
Nutzen:
- Keine Budgetüberschreitungen mehr
- Rechtzeitige Nachverhandlungen mit Kunden
- Bessere Projektkalkulation
- Höhere Profitabilität
Säule 4: Automatische Lohnintegration
Das Problem ohne Integration:
- Arbeitszeiten aus Zeiterfassung exportieren
- Überstunden manuell berechnen
- Daten für Lohnsystem aufbereiten
- In Bexio Lohnmodul übertragen
- Fehler korrigieren
Mit Zytrack-Bexio-Integration:
Automatisierter Lohnprozess:
- Zeiterfassung läuft kontinuierlich
- Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten in Zytrack
- System berechnet automatisch Überstunden, Zeitsalden, Absenzen
- Automatische Übertragung
- Am Monatsende: Ein Klick in Zytrack
- Alle Lohndaten werden nach Bexio übertragen
- Inklusive Überstunden, Ferien, Krankheit, Feiertage
- Lohnabrechnung in Bexio
- Alle Daten sind bereits korrekt erfasst
- Lohnabrechnung kann sofort erstellt werden
- Keine manuelle Nacharbeit
Von Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung: Vollautomatisch
Zeitersparnis: 3-4 Stunden pro Monat
Säule 5: Zentrale Kontaktverwaltung
Das Problem ohne Integration:
- Kundendaten in Bexio gepflegt
- Zeiterfassung hat separate Kundenliste
- Bei Änderungen: Beide Systeme manuell aktualisieren
- Fehlerrisiko: Unterschiedliche Kundennamen, falsche Zuordnungen
Mit Zytrack-Bexio-Integration:
Synchronisierte Kontakte:
- Alle Kunden aus Bexio sind automatisch in Zytrack verfügbar
- Änderungen in Bexio (Adresse, Kontaktperson, etc.) synchronisieren sich automatisch
- Neue Kunden in Bexio erscheinen sofort in Zytrack
- Mitarbeiter sehen immer aktuelle Kundendaten
Ein System, eine Kundenliste, null Duplikate.
Der komplette Workflow: Von der Zeiterfassung bis zur Rechnung
Schritt 1: Projekt anlegen (in Bexio)
Sie in Bexio:
- Legen neues Kundenprojekt an
- Definieren Budget: 10.000 CHF
- Setzen Stundensatz: 120 CHF
- Speichern
Zytrack automatisch:
- Synchronisiert Projekt innerhalb von Sekunden
- Übernimmt alle Projektdaten
- Macht Projekt für alle Mitarbeiter verfügbar
Aufwand: 2 Minuten
Schritt 2: Zeit erfassen (in Zytrack)
Ihre Mitarbeiter in Zytrack:
- Öffnen App (Desktop oder Smartphone)
- Klicken «Start»
- Wählen Projekt aus Dropdown
- Arbeiten am Projekt
- Klicken «Stopp» bei Fertigstellung
Zytrack automatisch:
- Erfasst Zeit präzise
- Ordnet Zeit dem Projekt zu
- Berechnet Kosten basierend auf Stundensatz
- Aktualisiert Budgetverbrauch in Echtzeit
- Synchronisiert Daten nach Bexio
Aufwand: 10 Sekunden pro Buchung
Schritt 3: Budget überwachen (in Zytrack)
Sie als Projektleiter in Zytrack:
- Öffnen Projekt-Dashboard
- Sehen in Echtzeit:
- Erfasste Stunden: 65 Stunden
- Kosten: 7.800 CHF
- Budget: 10.000 CHF
- Verbleibend: 2.200 CHF (22%)
- Warnung: Budget zu 78% verbraucht
Sie können jetzt:
- Ressourcen umverteilen
- Mit Kunde über Budget-Aufstockung sprechen
- Projektumfang anpassen
Aufwand: 30 Sekunden (statt stundenlanger Recherche)
Schritt 4: Rechnung erstellen (in Bexio)
Sie in Bexio:
- Öffnen Projekt
- Klicken «Rechnung erstellen»
- Alle erfassten Zeiten sind bereits da:
- 65 Stunden à 120 CHF
- Detaillierte Aufschlüsselung nach Datum und Mitarbeiter
- Projektbeschreibungen automatisch übernommen
- Rechnung prüfen und versenden
Aufwand: 2 Minuten (statt 30-45 Minuten)
Schritt 5: Nachkalkulation (in Zytrack)
Sie in Zytrack:
- Öffnen Projekt-Report
- Sehen automatisch:
- Geplante Stunden vs. tatsächliche Stunden
- Budget vs. tatsächliche Kosten
- Profitabilität des Projekts
- Auslastung nach Mitarbeiter
Sie lernen:
- Welche Projektphasen länger dauerten als geplant
- Wo Sie beim nächsten Projekt besser kalkulieren können
- Welche Mitarbeiter besonders effizient waren
Aufwand: 5 Minuten (statt tagelanger Excel-Analyse)
Die Zeitersparnis im Überblick
| Prozess | Ohne Integration | Mit Zytrack-Bexio | Zeitersparnis |
|---|---|---|---|
| Projekt anlegen & synchronisieren | 10 Min. | 2 Min. | 8 Min./Projekt |
| Zeitdaten übertragen | 30 Min./Woche | Automatisch | 30 Min./Woche |
| Rechnung erstellen | 30-45 Min./Rechnung | 2 Min./Rechnung | 30-40 Min./Rechnung |
| Budget überwachen | 2 Std./Monat | 30 Sek./Tag | 1,5 Std./Monat |
| Lohndaten übertragen | 4 Std./Monat | Automatisch | 4 Std./Monat |
| Kundendaten synchronisieren | 1 Std./Monat | Automatisch | 1 Std./Monat |
| GESAMT | ~12 Std./Woche | ~1 Std./Woche | ~11 Std./Woche |
Das sind 572 Stunden pro Jahr – fast 15 Arbeitswochen.
Warum die Zytrack-Bexio-Integration einzigartig ist
1. Tiefe statt Breite
Viele Zeiterfassungs-Tools bieten oberflächliche Integrationen zu vielen Systemen.
Zytrack setzt auf Tiefe:
- Spezialisierung auf Bexio – das meistgenutzte ERP für Schweizer KMUs
- Bidirektionale Live-Synchronisation
- Alle relevanten Datenfelder werden übertragen
- Jahrelange Entwicklung und Optimierung
Das Ergebnis: Eine Integration, die wirklich funktioniert.
2. Entwickelt für Schweizer KMUs
Zytrack und Bexio haben eines gemeinsam: Sie sind für Schweizer KMUs entwickelt.
Das bedeutet:
- Compliance mit Schweizer Arbeitsgesetz (ArG)
- Unterstützung für Schweizer Arbeitszeitmodelle
- DSGVO-konforme Datenhaltung auf Schweizer/EU-Servern
- Support auf Deutsch, Französisch, Italienisch
- Verständnis für KMU-Prozesse und -Bedürfnisse
3. Keine Kompromisse bei der Funktionalität
Andere Tools zwingen Sie, sich zwischen Zeiterfassung ODER ERP zu entscheiden.
Mit Zytrack-Bexio nutzen Sie das Beste aus beiden Welten:
- Zytrack für intuitive, mobile Zeiterfassung mit Echtzeit-Dashboards
- Bexio für Buchhaltung, Rechnungsstellung, CRM
- Nahtlose Synchronisation ohne Datenverlust
Sie müssen keine Kompromisse eingehen.
4. Skalierbar und zukunftssicher
Die Integration wächst mit Ihrem Unternehmen:
- 5 Mitarbeiter oder 50 – die Integration funktioniert gleich gut
- Neue Features werden kontinuierlich entwickelt
- Regelmäßige Updates für beide Systeme
- Langfristige Partnerschaft zwischen Zytrack und Bexio
Eine Investition, die sich langfristig auszahlt.
Häufige Fragen zur Zytrack-Bexio-Integration
«Muss ich mich zwischen Zytrack und Bexio entscheiden?»
Nein – Sie nutzen beide Systeme parallel.
- Zytrack für Zeiterfassung, Projektmanagement, Spesen, Absenzen
- Bexio für Buchhaltung, Rechnungsstellung, CRM, Lohn
- Integration sorgt dafür, dass beide Systeme synchron bleiben
Jedes System macht das, was es am besten kann.
«Wie sicher sind meine Daten bei der Synchronisation?»
Höchste Sicherheitsstandards:
- Verschlüsselte Datenübertragung (SSL/TLS)
- Server in der Schweiz und EU (DSGVO-konform)
- Keine Datenweitergabe an Dritte
- Regelmässige Backups
- Zertifizierte Sicherheitsstandards
Ihre Daten sind bei der Synchronisation sicherer als bei manuellen Exporten per E-Mail oder USB-Stick.
«Was passiert, wenn ich Daten in beiden Systemen ändere?»
Intelligente Konfliktauflösung:
- Zytrack erkennt Änderungen in beiden Systemen
- Bei Konflikten: Klare Prioritätsregeln (z.B. Bexio als Master für Kundendaten)
- Automatische Benachrichtigung bei kritischen Konflikten
- Manuelle Auflösung nur in Ausnahmefällen nötig
In der Praxis entstehen Konflikte extrem selten – die meisten Nutzer erleben sie nie.
«Wie lange dauert die Einrichtung?»
Erste Synchronisation: 15-30 Minuten
- Zytrack mit Bexio verbinden (API-Key eingeben)
- Synchronisationseinstellungen festlegen
- Erste Synchronisation starten
- Fertig!
Danach läuft alles automatisch – ohne weiteren Aufwand.
«Kostet die Integration extra?»
Nein – die Bexio-Integration ist in Zytrack enthalten.
Sie zahlen nur:
- Zytrack: 10 CHF pro Mitarbeiter/Monat
- Bexio: Ihr reguläres Bexio-Abo
Keine zusätzlichen Kosten für die Integration.
«Was ist, wenn ich später zu einem anderen ERP wechsle?»
Zytrack arbeitet bereits an weiteren Integrationen:
- SAP (in Vorbereitung)
- Abacus (in Vorbereitung)
- Microsoft Dynamics (in Vorbereitung)
Ihre in Zytrack erfassten Daten bleiben erhalten und können exportiert werden.
Die Zukunft: Was kommt als Nächstes?
Zytrack entwickelt die Bexio-Integration kontinuierlich weiter:
In Planung:
- Automatische Spesenabrechnung direkt in Bexio
- Synchronisation von Mitarbeiter-Stammdaten
- Erweiterte Budget-Warnungen und Forecasting
- Integration mit Bexio-Banking für Zahlungsabgleich
Die Integration wird immer leistungsfähiger – ohne dass Sie etwas tun müssen.
Checkliste: Brauchen Sie die Zytrack-Bexio-Integration?
Beantworten Sie ehrlich:
- Nutzen Sie Bexio als ERP-System?
- Übertragen Sie Zeitdaten manuell zwischen Systemen?
- Verbringen Sie mehr als 2 Stunden/Woche mit Rechnungserstellung?
- Fehlt Ihnen Echtzeit-Transparenz über Projektbudgets?
- Haben Sie regelmässig Fehler bei der Datenübertragung?
- Nutzen Sie separate Systeme für Zeit, Projekte und Buchhaltung?
- Wollen Sie schneller von erfasster Zeit zur Rechnung kommen?
- Möchten Sie Datensilos eliminieren?
Wenn Sie 3 oder mehr Fragen mit «Ja» beantwortet haben, ist die Zytrack-Bexio-Integration perfekt für Sie.
Fazit: Ein System, eine Wahrheit
Datensilos kosten Sie Zeit, Geld und Nerven.
Jede Woche, die Sie mit manueller Datenübertragung verbringen:
- Verlieren Sie 8-12 Stunden produktive Arbeitszeit
- Riskieren Sie Fehler, die Tausende Franken kosten können
- Verzögern Sie Ihre Rechnungsstellung und schaden Ihrem Cashflow
- Fehlt Ihnen die Transparenz, um Ihr Business optimal zu steuern
Die Zytrack-Bexio-Integration löst all diese Probleme.
Bidirektional. In Echtzeit. Ohne manuelle Arbeit. Ein System, eine Wahrheit, null Medienbrüche.
Die Frage ist nicht, ob Sie sich die Integration leisten können.
Die Frage ist: Können Sie es sich leisten, weiterhin mit Datensilos zu arbeiten?
Bereit für nahtlose Integration?
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