Der Aussendienst ist das Rückgrat vieler Schweizer Unternehmen – ob im Bauwesen, Transport, Handwerk, technischen Service oder in der Beratung. Doch während Ihre Mitarbeiter mobil arbeiten, hinkt die Zeiterfassung oft hinterher: Papierzettel, nachträgliche Einträge und fehlende Transparenz kosten Zeit, Geld und Nerven.

Die Lösung? Eine Mobile-First-Zeiterfassung, die so flexibel ist wie Ihr Team.

Die Herausforderung: Wenn das Büro überall ist

Aussendienst-Mitarbeiter sind selten am Schreibtisch. Sie sind beim Kunden vor Ort, auf der Baustelle, unterwegs zwischen Terminen oder im Homeoffice. Traditionelle Zeiterfassungssysteme scheitern an dieser Realität:

Typische Probleme im Aussendienst:

• Vergessene Zeiteinträge: Nach einem langen Tag beim Kunden werden Arbeitszeiten aus dem Gedächtnis rekonstruiert
• Fehlende Projektzuordnung: Welche Stunden gehören zu welchem Kunden? Oft unklar
• Keine Fahrtkosten-Dokumentation: Kilometerabrechnungen werden manuell nachgetragen
• Verzögerte Abrechnung: Ohne sofortige Erfassung dauert die Rechnungsstellung Wochen
• Keine Echtzeit-Übersicht: Manager wissen nicht, wer wo ist und wie ausgelastet
• Compliance-Risiken: Arbeitszeitgesetze werden unabsichtlich verletzt

Das Ergebnis: Verlorene Umsätze, unzufriedene Kunden und gestresste Mitarbeiter.

Die Lösung: Zytrack Mobile – Zeiterfassung, die mitgeht

Zytrack wurde von Grund auf für mobile Teams entwickelt. Mit nativen iOS- und Android-Apps können Ihre Aussendienst-Mitarbeiter ihre Zeit erfassen – egal wo sie sind, ohne Internetverbindung, mit nur einem Fingertipp.

Mobile-First bedeutet bei Zytrack:

✅ Sofortige Zeiterfassung direkt beim Kunden
✅ GPS-Tracking für automatische Fahrtkosten
✅ Offline-Funktionalität – auch ohne Netz
✅ Foto-Upload für Belege und Spesen
✅ Projektzuweisung mit einem Klick
✅ Echtzeit-Synchronisation mit dem Büro

Die wichtigsten Mobile-Features im Detail

1. Ein-Klick-Zeiterfassung unterwegs

So einfach wie eine Stoppuhr – aber viel intelligenter:

• Start beim Kunden: Mitarbeiter öffnen die App und starten die Zeiterfassung
• Projektzuweisung: Wählen Sie das Projekt oder den Kunden aus einer Liste
• Pause-Funktion: Automatische Pausenerfassung für gesetzeskonforme Zeiterfassung
• Stopp nach Feierabend: Arbeitszeit wird automatisch berechnet und synchronisiert

Kein Papierkram. Keine nachträglichen Einträge. Keine Fehler.

2. GPS-Tracking für Fahrtkosten und Standortverfolgung

Für mobile Teams ist GPS-Tracking ein Game-Changer:

Automatische Kilometerabrechnung:

• GPS erfasst Start- und Endpunkt jeder Fahrt
• Kilometer werden automatisch berechnet
• Direkte Zuordnung zu Projekten und Kunden
• Export für Spesenabrechnung

Standort-Transparenz für Manager:

• Echtzeit-Übersicht: Wer ist wo?
• Optimierte Routenplanung
• Schnellere Reaktion bei Notfällen oder Kundenanfragen

Datenschutz garantiert: GPS-Tracking erfolgt nur während der Arbeitszeit und mit Zustimmung der Mitarbeiter – DSGVO-konform.

3. Offline-Modus: Arbeiten ohne Internetverbindung

Kein Empfang auf der Baustelle? Kein Problem.

Zytrack funktioniert auch offline:

• Zeiterfassung wird lokal auf dem Gerät gespeichert
• Automatische Synchronisation, sobald Internet verfügbar ist
• Keine Datenverluste, keine doppelten Einträge

4. Spesen und Belege direkt erfassen

Geschäftsessen, Tankquittung, Parkgebühr – im Aussendienst fallen laufend Ausgaben an.

Mit Zytrack Mobile erfassen Sie Spesen sofort:

• Foto-Upload: Beleg mit dem Smartphone fotografieren und hochladen
• Kategorisierung: Ausgabe zuordnen (Verpflegung, Transport, Material, etc.)
• Projektzuordnung: Spesen direkt dem richtigen Kunden zuweisen
• Genehmigungsworkflow: Manager genehmigen mit einem Klick

Keine verlorenen Belege mehr. Keine manuellen Excel-Listen. Alles digital, alles nachvollziehbar.

5. Abwesenheiten mobil beantragen

Urlaub, Krankheit, Arzttermin – auch unterwegs müssen Abwesenheiten gemeldet werden.

Zytrack Mobile macht es einfach:

• Abwesenheitsantrag direkt in der App stellen
• Manager erhalten Push-Benachrichtigung
• Genehmigung mit einem Fingertipp
• Automatische Aktualisierung des Urlaubssaldos

Kein Anruf nötig. Keine E-Mail-Kette. Alles in Echtzeit.

Sicherheit und Datenschutz – auch mobil

DSGVO-konform und sicher:

• Verschlüsselte Datenübertragung (SSL/TLS)
• Sichere Serverstandorte in der Schweiz & EU
• GPS-Tracking nur mit Einwilligung und während der Arbeitszeit
• Keine Datenweitergabe an Dritte
• Regelmässige Backups zum Schutz vor Datenverlust

Zugriffskontrolle:

• Individuelle Benutzerrechte (Admin, Manager, Mitarbeiter)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung optional
• Audit-Trail: Alle Änderungen werden protokolliert

Nahtlose Integration mit dem Büro

Mobile Zeiterfassung ist nur dann wertvoll, wenn sie mit Ihren bestehenden Systemen zusammenarbeitet. Zytrack synchronisiert in Echtzeit.

Keine Datensilos. Keine manuellen Übertragungen. Alles synchronisiert.

Einfache Einführung – ohne IT-Aufwand

Zytrack ist in 3 Schritten einsatzbereit:

1. Account erstellen

• 30 Tage kostenlos testen
• Keine Kreditkarte erforderlich
• Onboarding-Support inklusive

2. Team einladen

• Mitarbeiter per E-Mail einladen
• iOS/Android-App herunterladen
• Einmalige Anmeldung – fertig

3. Los geht’s

• Intuitive Bedienung ohne Schulung
• Persönlicher Support bei Fragen
• Laufende Updates und neue Features

Jetzt 30 Tage kostenlos testen

Überzeugen Sie sich selbst, wie einfach mobile Zeiterfassung sein kann.

Starten Sie noch heute: app.zytrack.ch

Fazit: Mobilität ist kein Hindernis mehr

Der moderne Aussendienst braucht moderne Werkzeuge. Mit Zytrack Mobile erfassen Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit dort, wo sie arbeiten – beim Kunden, auf der Baustelle, unterwegs.