Jedes Unternehmen ist einzigartig. Ihre Prozesse, Ihre Branche, Ihre Arbeitsweise – nichts davon passt in eine starre Standardlösung. Trotzdem zwingen viele Softwareanbieter Sie, sich ihrem System anzupassen, statt umgekehrt.

Das Ergebnis? Umständliche Workarounds, frustrierte Mitarbeiter und Prozesse, die nicht optimal laufen. Es geht auch anders: Software, die sich Ihrem Business anpasst – nicht umgekehrt.

Das Problem mit Standardlösungen – «One Size Fits All» – aber passt es wirklich?

Viele Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Tools kommen mit festen Strukturen:

• Starre Projektvorlagen, die Ihre Arbeitsweise nicht abbilden
• Fixe Rollen und Berechtigungen, die Ihre Hierarchie ignorieren
• Vordefinierte Reports, die nicht die Kennzahlen zeigen, die Sie brauchen
• Unflexible Workflows, die Ihre Genehmigungsprozesse nicht unterstützen
• Fehlende Integrationen zu Ihren bestehenden Systemen

Die Folge: Sie passen Ihre Prozesse der Software an – nicht die Software Ihren Prozessen. Das kostet Zeit, Geld und Akzeptanz im Team.

Typische Frustrationen:

❌ «Wir müssen drei Tools nutzen, weil keines alles kann»
❌ «Die Software kann nicht das, was wir brauchen»
❌ «Unsere Branche hat spezielle Anforderungen, die nicht abgedeckt sind»
❌ «Die Integration zu unserem ERP fehlt»
❌ «Wir können keine individuellen Reports erstellen»

Die Lösung: Zytrack – Software, die mitdenkt

Zytrack wurde von Grund auf so entwickelt, dass es sich Ihrem Unternehmen anpasst – egal ob Sie
5 oder 50 Mitarbeiter haben, ob Sie im Bauwesen, IT, Beratung oder Handel tätig sind.

Was bedeutet Individualisierung bei Zytrack?

✅ Flexible Projekthierarchien für Ihre Organisationsstruktur
✅ Anpassbare Dashboards mit den KPIs, die Sie brauchen
✅ Individuelle Workflows für Genehmigungen und Freigaben
✅ Kundenfinanzierte Change Requests für spezielle Features
✅ Tiefe ERP-Integrationen (Bexio, SAP, Abacus, Dynamics)
✅ Branchenspezifische Anpassungen ohne Kompromisse

Das Ziel: Zytrack arbeitet so, wie Sie arbeiten – nicht anders.

Individualisierung in der Praxis: Die wichtigsten Bereiche

1. Flexible Projekthierarchien und Team-Strukturen

Nicht jedes Unternehmen ist gleich organisiert. Zytrack passt sich Ihrer Struktur an:

Für Agenturen und Beratungen:

• Kunden → Projekte → Aufgaben → Zeiterfassung
• Mehrere Projekte pro Kunde
• Team-übergreifende Zusammenarbeit
• Abrechnungsfähige vs. interne Stunden

Für Bauunternehmen:

• Baustellen → Gewerke → Mitarbeiter → Zeiterfassung
• Materialkosten und Spesen pro Baustelle
• GPS-Tracking für mobile Teams
• Subunternehmer-Verwaltung

Für IT-Dienstleister:

• Kunden → Tickets → Zeiterfassung
• Support-Level-Agreements (SLAs)
• Wartungsverträge und Stundenkontingente
• Eskalationsstufen und Prioritäten

Für Transport und Logistik:

• Touren → Lieferungen → Fahrzeiten
• Pausen- und Lenkzeitenerfassung
• GPS-Tracking für Routenoptimierung
• Liefernachweise mit Foto-Upload

2. Individuelle Dashboards und Reports

Standard-Reports zeigen oft nicht das, was Sie wirklich wissen müssen. Bei Zytrack erstellen Sie Ihre eigenen:

Für Manager:

• Echtzeit-Übersicht: Wer arbeitet woran?
• Projektrentabilität auf einen Blick
• Team-Auslastung und Kapazitätsplanung
• Budget-Warnungen bei Überschreitungen

Für Projektleiter:

• Fortschritt einzelner Projekte
• Vergleich: Geplante vs. tatsächliche Stunden
• Kostenübersicht pro Projekt
• Meilenstein-Tracking

Für Finanzen:

• Abrechnungsfähige Stunden pro Kunde
• Spesen und Ausgaben nach Kategorien
• Export für Buchhaltung (Bexio, SAP, etc.)
• Lohnabrechnung-relevante Daten

Für Mitarbeiter:

• Eigene Arbeitsstunden und Überstunden
• Urlaubssaldo und Abwesenheiten
• Zugewiesene Aufgaben und Deadlines
• Spesenabrechnungen und Status

Alle Reports sind:

• Anpassbar nach Zeitraum, Projekt, Team oder Kunde
• Exportierbar als PDF, Excel oder CSV
• Automatisierbar (z.B. wöchentliche E-Mail-Reports)
• In Echtzeit aktualisiert

3. Anpassbare Workflows und Genehmigungsprozesse

Jedes Unternehmen hat eigene Approval-Prozesse. Zytrack bildet sie ab:

Zeiterfassung:

• Einfache Freigabe: Mitarbeiter → Manager
• Mehrstufig: Mitarbeiter → Teamleiter → Abteilungsleiter
• Projektbasiert: Mitarbeiter → Projektleiter → Kunde
• Automatisch: Keine Freigabe nötig (Vertrauensarbeitszeit)

Abwesenheiten:

• Standard: Antrag → Manager → Genehmigung
• Mit Vertretung: Antrag → Vertretung bestätigen → Manager
• Mehrstufig: Antrag → Teamleiter → HR → Genehmigung
• Automatisch: Bis X Tage ohne Genehmigung

Spesen:

• Einfach: Mitarbeiter → Manager → Buchhaltung
• Mit Limits: Unter 100 CHF automatisch, darüber Genehmigung
• Projektbasiert: Mitarbeiter → Projektleiter → Kunde → Buchhaltung
• Mit Belegen: Nur mit Foto-Upload genehmigungsfähig

Delegation:

• Manager können Genehmigungsrechte temporär delegieren
• Vertretungsregelungen bei Abwesenheit
• Eskalation bei verzögerter Genehmigung

4. Kundenfinanzierte Change Requests: Ihre Features, Ihre Lösung

Das macht Zytrack wirklich einzigartig: Sie können individuelle Features in Auftrag geben – und sie werden Teil der Plattform.

So funktioniert es:

1. Sie haben eine spezielle Anforderung

• Beispiel: «Wir brauchen eine Schnittstelle zu unserem Warenwirtschaftssystem»
• Beispiel: «Wir möchten QR-Codes für Zeiterfassung an Maschinen»
• Beispiel: «Wir brauchen eine spezielle Auswertung für unsere Branche»

2. Zytrack entwickelt das Feature

• Sie finanzieren die Entwicklung
• Transparente Kostenkalkulation
• Feste Timelines und Meilensteine

3. Das Feature wird Teil von Zytrack

• Alle Kunden profitieren langfristig
• Sie erhalten einen Wettbewerbsvorteil als Erster
• Wartung und Updates inklusive

Reales Beispiel: Die Bexio-Integration

• Entwicklungszeit: 6 Monate intensive Arbeit
• Ergebnis: Bidirektionale Synchronisation von Zeit-, Ausgaben- und Rechnungsdaten
• Vorteil: Schweizer KMUs können nahtlos zwischen Zeiterfassung und Buchhaltung wechseln
• Heute: Standard-Feature für alle Zytrack-Kunden

Weitere mögliche Change Requests:

• Spezielle Branchenanforderungen (z.B. Bautagebuch, Serviceberichte)
• Kundensignaturen für Serviceeinsätze
• Individuelle Schnittstellen zu Drittsystemen
• Spezielle Auswertungen und KPIs
• White-Label-Lösungen für Reseller

5. Tiefe ERP-Integrationen: Nahtlos verbunden

Standard-Schnittstellen reichen oft nicht aus. Zytrack bietet tiefe, bidirektionale Integrationen:

Bexio (bereits live):

• Automatische Synchronisation von Kunden, Projekten und Mitarbeitern
• Zeiteinträge werden direkt zu Rechnungen
• Spesen fliessen automatisch in die Buchhaltung
• Keine Doppelerfassung, keine Fehler

In Vorbereitung:

• SAP – für grössere Unternehmen
• Abacus – Schweizer ERP-Standard
• Microsoft Dynamics – internationale Konzerne

API-Zugang:

• Offene REST-API für eigene Integrationen
• Webhooks für Echtzeit-Benachrichtigungen
• Dokumentation für Entwickler

Vorteil: Ihre Systeme sprechen miteinander – ohne manuelle Übertragungen.

Sicherheit und Compliance – individuell konfigurierbar

DSGVO-Konformität:

• Individuelle Datenschutz-Einstellungen
• Audit-Trail für alle Änderungen
• Anonymisierung für Auswertungen
• Recht auf Vergessenwerden

Schweizer Arbeitszeitgesetz:

• Automatische Pausenregelung
• Überstunden-Limits konfigurierbar
• Ruhezeiten-Überwachung
• Compliance-Reports für Behörden

Zugriffskontrolle:

• Individuelle Rollen und Berechtigungen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• IP-Whitelist für sensible Daten
• Session-Management

So starten Sie mit Ihrer individuellen Lösung

Schritt 1: Kostenlose Testphase (30 Tage)

• Testen Sie alle Standard-Features
• Keine Kreditkarte erforderlich
• Persönlicher Support inklusive

Schritt 2: Beratungsgespräch

• Wir analysieren Ihre Prozesse
• Identifizieren Optimierungspotenziale
• Besprechen mögliche Anpassungen

Schritt 3: Individuelle Konfiguration

• Wir richten Zytrack für Sie ein
• Anpassung von Dashboards und Workflows
• Integration in Ihre bestehenden Systeme

Schritt 4: Schulung und Go-Live

• Training für Ihr Team
• Begleitung in der Einführungsphase
• Laufender Support bei Fragen

Schritt 5: Kontinuierliche Optimierung

• Regelmässige Updates und neue Features
• Ihre Change Requests werden umgesetzt
• Langfristige Partnerschaft

Jetzt 30 Tage kostenlos testen

Erleben Sie selbst, wie flexibel Software sein kann. Die Zeit starrer Standardlösungen ist vorbei. Moderne Software muss sich Ihrem Business anpassen – nicht umgekehrt.

Sind Sie bereit für eine Zeiterfassungslösung, die wirklich zu Ihnen passt?