In unserem Nachbarland Deutschland veröffentlichte das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 ein Urteil zur Zeiterfassungspflicht. Das Arbeitszeitgesetz gilt dort bereits seit 1994 und regelt neben Ruhezeiten und -pausen auch Schichtdienste sowie die maximale Arbeitszeit. Auch die Arbeitszeiterfassung wurde darin geregelt, sah bislang aber nur bei Überstunden und an Sonntagen eine Pflicht zur Zeiterfassung vor. Am 03. Dezember 2022 erläuterten die zuständigen Richter ihr Urteil. Demnach müssen deutsche Unternehmen ab sofort die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen, können diese Aufgabe jedoch an ihre Letztere delegieren. Zwar muss die Arbeitszeiterfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen – es gibt allerdings einige Ausnahmen. Diese ausnahmslose Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in der Schweiz bereits seit 1966 – ihr wurde bislang aber kaum Beachtung geschenkt.

Spätestens seit 2016 richtet die Regierung ein besonderes Augenmerk auf die regelmässige und stichprobenmässige Kontrolle ihrer Einhaltung. Diese Kontrolle vereinfacht die Einführung digitaler Zeiterfassungssysteme, wie dies in Deutschland bereits der Fall ist. Hier regelt seit dem 13. September der § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, dass Unternehmen dazu verpflichtet sind ein Zeiterfassungssystem einzuführen, das geleistete Arbeitsstunden erfasst.

Das Schweizer Pendant ist der Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArbG), der die wichtigste gesetzliche Grundlage für die Arbeitszeiterfassung darstellt. Den Inhalt dieser sowie weiterer Gesetzesgrundlagen, die geltenden Ausnahmen und einige Praxis-Tipps zur erfolgreichen Arbeitszeiterfassung stellen wir Ihnen im folgenden Beitrag vor.

Gesetzliche Regelungen zur Zeiterfassungspflicht in der Schweiz

Die primäre Gesetzesgrundlage zur Zeiterfassungspflicht ist der eben genannte Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArbG). Dieser lautet wie folgt:

„Der Arbeitgeber hat die Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug dieses Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten.“

Der Gesetzestext verdeutlicht, dass auch Schweizer Unternehmen die Aufzeichnung an ihre Mitarbeitenden delegieren können. Allerdings liegt die vollumfängliche Verantwortung beim Arbeitgeber, der Zeiterfassungspflicht nachzukommen. Diesen Sachverhalt verdeutlicht auch der Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1):

„Die Verzeichnisse und Unterlagen haben alle Angaben zu enthalten, die für den Vollzug des Gesetzes notwendig sind, namentlich müssen daraus ersichtlich sein:

• die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage;
• die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen;
• die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr;
• die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge;“.

Dieser zweite Artikel verdeutlicht, dass die Zeiterfassungspflicht nicht allein durch die Aufzeichnung der Arbeitsdauer erfüllt sei. Stattdessen sind Arbeitgeber verpflichtet, detaillierte Arbeitszeiten für jeden ihrer Mitarbeitenden zu notieren. Konkret sind das die Anfangs- und Endzeit, die Pausenzeiten sowie Ruhetage. Darüber hinaus müssen Unternehmen die erfassten Daten fünf Jahre aufbewahren.

Ausnahmen regeln die neueren Artikel 73a und 73b der ArGV1 sowie weitere Gesetze:

• Gemäss Artikel 73a der ArGV1 sind solche Mitarbeitenden, die über eine bestimmte Autonomie bezüglich der Arbeitszeitgestaltung verfügen und die mehr als 120‘000 Franken pro Jahr inklusive Boni verdienen, von der Zeiterfassungspflicht befreit – sofern ihre schriftliche Erklärung hierzu vorliegt und der Gesamtarbeitsvertrag dies so bestimmt. Am Ende eines jeden Jahres können sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer diese Vereinbarung widerrufen.
• Gemäss Artikel 73b der ArGV1 müssen Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit grösstenteils selbst bestimmen können, keine detaillierte Zeiterfassung vorlegen. Ausreichend ist die Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden – weder Anfangs- noch Endzeiten müssen hierfür notiert werden. Allerdings müssen die Ruhezeit- und Arbeitszeitbestimmungen weiterhin ein Bestandteil bleiben. Diese Regelung betrifft Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern, Kleinst-, Klein- und mittlere Unternehmen. Wünschen die Arbeitnehmer dennoch eine detaillierte Aufzeichnung ihrer Arbeitszeiten, so ist das Unternehmen dazu verpflichtet, ihnen die notwendigen Mittel zur Verfügung zu stellen. Eine weitere Voraussetzung ist das jährliche Gespräch mit jedem einzelnen Mitarbeiter, der dieser Vereinbarung einst zustimmte. Dabei soll die Arbeitsbelastung des Mitarbeitenden besprochen und die Ergebnisse dokumentiert werden. Die Umsetzung von Artikel 73b in Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden erfordert hingegen eine Vereinbarung des Arbeitgebers und der Arbeitnehmervertretung.
• Artikel 3 Abs. 1 lit.d ArbG betrifft die Geschäftsleitung und damit beispielsweise den CEO, CFO usw. In Artikel 9 ArbV1 finden Sie eine detaillierte Definition einer ‚höheren leitenden Tätigkeit‘. Arbeitnehmer, die so eine Position innehaben, sind von der Arbeitszeiterfassungspflicht befreit.
• Gemäss Artikel 2 des ArbG gilt die Pflicht zur Zeiterfassung für bestimmte Betriebe wie beispielsweise Landwirtschaftsbetriebe nicht.
• Gemäss Artikel 3 ArbG gilt die Zeiterfassungspflicht auch nicht für bestimmte Personengruppen und Berufe wie beispielsweise Heimarbeitnehmer.

Gesetzliche Regelungen zur Zeiterfassungspflicht im Überblick

• Für alle Arbeitnehmer, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, besteht eine allgemeine Arbeitszeiterfassungspflicht gemäss Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArbG).
• Autonome Angestellte oder Arbeitnehmer in Führungspositionen: Artikel 73a regelt den Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung – unter Beachtung bestimmter Vorgaben.
• Relativ autonome Angestellte: Artikel 73b regelt die Vereinfachung der Arbeitszeiterfassung, wonach die täglich geleisteten Arbeitszeiten nicht im Detail notiert werden müssen.
• Die Verantwortung, eine wahrheitsgetreue und lückenlose Arbeitszeiterfassung sicherzustellen, liegt beim Unternehmen.
• Der Arbeitgeber muss sämtliche Arbeitszeiten mindestens fünf Jahre lang aufbewahren.
• Im Falle einer Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben können Unternehmen zunächst formlos gemahnt, ein Bussgeld verhängt oder der gesamte Betrieb – im Worst Case Scenario – geschlossen werden.

Die Pflicht zur Zeiterfassung und ihre zahlreichen Vorteile

Entgegen der Meinung vieler Arbeitgeber, die eine Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung als eine weitere Last empfinden, kommt Letztere mit einigen Vorteilen daher.

• Zunächst dient die Zeiterfassung der Überprüfung der Einhaltung geltender Arbeitsgesetze. Kommen Unternehmen dieser Pflicht nach, sind sie immer auf der sicheren Seite und müssen weder Mahnungen, Geldstrafen noch sonstige schwerwiegendere Folgen befürchten.
• Zeiterfassungssystem als Beweismittel: Machen ihre Arbeitnehmer Ansprüche aus Überstunden oder Ähnlichem geltend, können Unternehmen mittels einer lückenlosen und korrekten Zeiterfassung nachweisen, dass diese nicht gerechtfertigt sind.
• Mithilfe eines hochqualitativen Zeiterfassungssystems behalten Unternehmen ihre Projektkosten im Blick.
• Eine detaillierte Arbeitszeitaufzeichnung ermöglicht aufgrund bestehender Daten eine genauere Prognose künftiger Projektkosten.
• Durch den Einsatz digitaler Zeiterfassungsmethoden werden Kunden- und Lohnabrechnungen sowie Projekt-Reportings automatisch erstellt. Mit nur wenigen Klicks erstellen moderne Systeme verschiedenste Übersichten und Rechnungsunterlagen.

Lösungen zur lückenlosen Arbeitszeiterfassung

Um den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes nachzukommen, müssen Unternehmen ein entsprechendes Zeiterfassungssystem einführen. Hierfür bieten sich folgende drei Szenarien an:

1. Offline Zeiterfassung mit Papierzetteln: Diese herkömmliche Methode zur Zeiterfassung scheint zunächst eine einfache Lösung zu sein. Allerdings werden Papierzettel nicht selten zur Fehlerquelle, wenn Arbeitszeiten lückenhaft oder inkorrekt eingetragen wurden. Ausserdem können Papierzettel nicht nur fehlerhaft ausgefüllt oder vergessen werden, sondern auch verlorengehen.
2. Arbeitszeiterfassung mit Hardware: Einige Unternehmen setzen auf die Zeiterfassung an Terminals und ähnlichen Hardware-Lösungen. Allerdings kann dieses System nicht in jedem Unternehmen eingesetzt werden und wird zunehmend durch digitale Zeiterfassungssysteme ersetzt, die auch unterwegs eine Aufzeichnung ermöglichen.
3. Digitale Zeiterfassung: Und last but not least – die digitale Arbeitszeiterfassung mit Zytrack. Die innovative Methode ermöglicht die korrekte, vollständige Aufzeichnung – von überall und jederzeit. Diese verspricht ausserdem eine Dateneinsicht in Echtzeit und die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitenden mittels integrierter Chatfunktion. Darüber hinaus sind Schweizer Unternehmen mit Zytrack auf der sicheren Seite, da das System einen transparenten Nachweis der Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Arbeitszeitenvorschriften liefert.

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