Stellen Sie sich vor: Es ist Monatsende, und Sie wissen nicht genau, ob Ihr wichtigstes Projekt noch im Budget liegt. Die Auswertung der Arbeitsstunden dauert Tage, Excel-Tabellen stapeln sich, und am Ende ist die Analyse bereits veraltet, bevor Sie Massnahmen ergreifen können.

Dieses Szenario ist für viele Schweizer KMUs Alltag – muss es aber nicht sein.

Das Problem: Blindflug im Projektmanagement

Ohne Echtzeit-Einblick in Projektkosten und Teamauslastung treffen Unternehmen Entscheidungen auf Basis veralteter Daten. Die Folgen sind gravierend:

• Budgetüberschreitungen werden zu spät erkannt
• Überlastete Mitarbeiter bleiben unbemerkt, während andere unterausgelastet sind
• Rentabilität von Projekten lässt sich erst nach Abschluss bewerten
• Kundenrechnungen verzögern sich durch manuelle Zeiterfassung
• Strategische Entscheidungen basieren auf Bauchgefühl statt Fakten

Besonders für KMUs mit 10-50 Mitarbeitern, die mehrere Projekte parallel betreuen, wird dieser Blindflug schnell zum Risiko für die Liquidität.

Die Lösung: Dashboards, die arbeiten, während Sie entscheiden

Moderne Zeiterfassungssoftware wie Zytrack bietet Schweizer Unternehmen genau das, was sie brauchen: Echtzeit-Transparenz über alle Projekte, Kosten und Ressourcen hinweg.

Was bedeutet Echtzeit-Transparenz konkret?

1. Live-Projektkosten auf Knopfdruck

Jede erfasste Arbeitsstunde wird automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet und in Echtzeit in Kosten umgerechnet. Sie sehen sofort:

• Wie viel Budget bereits verbraucht ist
• Welche Projekte profitabel laufen
• Wo Nachkalkulationen nötig sind

2. Auslastungsübersicht für Ihr gesamtes Team

Wer arbeitet an welchem Projekt? Wer hat noch Kapazitäten? Mit individuellen Dashboards behalten Sie den Überblick:

• Manager sehen Team-Auslastung und Projektfortschritt
• Mitarbeiter tracken ihre eigenen Stunden und Aufgaben
• Finanzen erhalten automatisierte Reports für die Buchhaltung

3. Abrechnungsfähige vs. nicht-abrechnungsfähige Stunden

Nicht jede Arbeitsstunde kann dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Zytrack unterscheidet automatisch zwischen abrechnungsfähigen und internen Stunden – für präzise Kundenrechnungen und realistische Rentabilitätsanalysen.

Die Zytrack-Vorteile für Schweizer KMUs

Intuitive Zeiterfassung trifft intelligente Auswertung

Live-Zeiterfassung mit Projektzuweisung

• Start, Pause, Stopp – mit einem Klick
• Automatische Zuordnung zu Projekten und Kunden
• Echtzeit-Überwachung von Arbeitsstunden, Überstunden und Pausen

Projekt-Dashboards für sofortige Einblicke

• Echtzeit-Überblick über Projektfortschritt, Zeitbudget und Kosten
• Vergleich von geplanten vs. tatsächlichen Stunden
• Frühwarnsystem bei Budgetüberschreitungen

Detaillierte Reports für fundierte Entscheidungen

• Anpassbare Berichte nach Zeitraum, Projekt, Team oder Kunde
• Export als PDF, Excel oder CSV
• Zeitraumanalysen: Vergleichen Sie Woche, Monat, Quartal oder Jahr

All-in-One statt Tool-Chaos

Zytrack vereint alles in einer Plattform:

• Zeiterfassung mit Live-Tracking
• Projektmanagement mit Aufgabenverwaltung
• Spesenmanagement mit Beleg-Upload
• Abwesenheitsverwaltung mit Genehmigungsworkflows
• Tiefe ERP-Integrationen (Bexio, SAP, Abacus, Microsoft Dynamics)

Keine Datensilos mehr. Keine manuellen Übertragungen. Alles synchronisiert – in Echtzeit.

Mobile Kompatibilität für Aussendienst und Homeoffice

Ihre Mitarbeiter sind nicht immer im Büro? Kein Problem:

• iOS & Android Apps für Zeiterfassung unterwegs
• GPS-Tracking für mobile Belegschaft
• Vollständig webbasiert – keine Installation erforderlich

Praxisbeispiel: Vom Chaos zur Kontrolle

Ausgangslage: Ein IT-Dienstleister mit 15 Mitarbeitern betreut 8 Kundenprojekte parallel. Die Zeiterfassung erfolgt in Excel, die Auswertung dauert 2-3 Tage. Budgetüberschreitungen werden erst nach Projektabschluss sichtbar.

Mit Zytrack:

• Jeder Mitarbeiter erfasst seine Zeit direkt im System
• Der Projektleiter sieht täglich den aktuellen Stand aller Projekte
• Bei 80% Budgetverbrauch erfolgt eine automatische Warnung
• Die Abrechnung erfolgt direkt aus Zytrack an Bexio
• Ergebnis: 15 Stunden Verwaltungsaufwand pro Monat gespart, 20% höhere Projektrentabilität durch frühzeitiges Gegensteuern

Sicherheit und Compliance – Swiss Made

Als Schweizer Unternehmen wissen Sie, wie wichtig Datenschutz ist:

• DSGVO-konform – alle Anforderungen erfüllt
• Sichere Serverstandorte in der Schweiz & EU
• Verschlüsselte Datenübertragung (SSL/TLS)
• Regelmässige Backups zum Schutz vor Datenverlust
• Audit-Trail – alle Änderungen werden protokolliert

Im Vergleich zu den Kosten ineffizienter Zeiterfassung und verpasster Abrechnungen amortisiert sich Zytrack bereits im ersten Monat.

Integration in Ihre bestehende Infrastruktur

Die Bexio-Integration bietet bidirektionale Synchronisation:

• Automatische Übertragung von Zeit- und Ausgabendaten
• Synchronisierung von Finanzdaten für fehlerfreie Berichterstattung
• Zentralisierte Datenverwaltung zur Vermeidung von Doppelungen

In Vorbereitung: SAP, Abacus, Microsoft Dynamics

Jetzt 30 Tage kostenlos testen

Überzeugen Sie sich selbst von der Echtzeit-Transparenz, die Zytrack Ihrem Unternehmen bietet:

Starten Sie noch heute: app.zytrack.ch

Fazit: Transparenz schafft Wettbewerbsvorteile

In einer Zeit, in der jede Arbeitsstunde zählt und Projektmargen eng sind, können sich Schweizer KMUs keinen Blindflug mehr leisten. Echtzeit-Transparenz über Projektkosten und Teamauslastung ist kein Luxus – sie ist die Grundlage für profitables Wachstum.

Mit Zytrack erhalten Sie nicht nur eine Zeiterfassungssoftware, sondern ein strategisches Werkzeug für bessere Entscheidungen, höhere Rentabilität und zufriedenere Teams.