Die 15-Stunden-Frage
Stellen Sie sich vor, Sie hätten 15 zusätzliche Stunden pro Woche. Was würden Sie damit tun?
- Drei neue Kundenprojekte akquirieren?
- Endlich die Teamstrategie für Q2 ausarbeiten?
- Mehr Zeit mit Ihrer Familie verbringen?
- Das Geschäft ausbauen, statt Zettel zu sortieren?
Die gute Nachricht: Diese 15 Stunden existieren bereits – Sie verschwenden sie nur mit manueller Zeiterfassung.
Die noch bessere Nachricht: Mit Zytrack gewinnen Sie sie zurück.
Wo verschwinden Ihre 15 Stunden? Die Zeitfresser-Analyse
Zeitfresser #1: Manuelle Dateneingabe (5-6 Stunden/Woche)
Das Problem:
- Mitarbeiter füllen Stundenzettel aus (handschriftlich oder in Excel)
- Projektleiter sammeln Zettel ein und prüfen auf Vollständigkeit
- Buchhaltung überträgt Daten ins ERP-System
- Bei Fehlern: Rückfragen, Korrekturen, erneute Eingabe
Die Zytrack-Lösung: Mit Zytrack erfassen Ihre Mitarbeiter Zeit direkt im System – per Desktop, Tablet oder Smartphone-App:
- Start/Stopp-Funktion: Ein Klick, und die Zeit läuft
- Automatische Projektzuordnung: Mitarbeiter wählen Projekt/Kunde aus – fertig
- Live-Synchronisation: Alle Daten landen sofort zentral im System
- Keine Doppelerfassung: Einmal erfasst = überall verfügbar
Zeitersparnis: 5-6 Stunden pro Woche
Zeitfresser #2: Datenübertragung zwischen Systemen (3-4 Stunden/Woche)
Das Problem: Der klassische Medienbruch:
- Zeiterfassung in Excel oder auf Papier
- Manuelle Übertragung ins ERP (Bexio, SAP, Abacus, etc.)
- Daten für Rechnungsstellung exportieren und formatieren
- Lohndaten separat aufbereiten
Jeder Schritt birgt Fehlerrisiken. Jede Korrektur kostet zusätzliche Zeit.
Die Zytrack-Lösung: Zytrack bietet tiefe ERP-Integrationen, die Datensilos eliminieren:
- Bexio Live-Integration: Bidirektionale Synchronisation in Echtzeit – Projekte, Kunden, Rechnungen
- SAP, Abacus, Microsoft Dynamics: Nahtlose Anbindung (in Vorbereitung)
- Automatische Rechnungserstellung: Erfasste Zeiten fliessen direkt in Ihre Rechnungen
- Lohnsystem-Anbindung: Arbeitszeiten, Überstunden, Absenzen automatisch übertragen
Ein System, eine Wahrheit, null Medienbrüche.
Zeitersparnis: 3-4 Stunden pro Woche
Zeitfresser #3: Nachfragen und Korrekturen (2-3 Stunden/Woche)
Das Problem:
- «Hast du deine Stunden für letzte Woche eingetragen?»
- «Welches Projekt war das nochmal am Dienstag?»
- «Deine Überstunden stimmen nicht – kannst du nochmal nachschauen?»
Ständige Rückfragen bei Mitarbeitern, fehlende oder unleserliche Einträge, nachträgliche Schätzungen.
Die Zytrack-Lösung: Zytrack macht Zeiterfassung einfach, intuitiv und unmittelbar:
- Mobile Apps (iOS/Android): Mitarbeiter erfassen Zeit direkt vor Ort – beim Kunden, auf der Baustelle, im Homeoffice
- GPS-Tracking: Automatische Standorterfassung für Aussendienst (optional aktivierbar)
- Push-Benachrichtigungen: Erinnerungen bei fehlenden Einträgen
- Echtzeit-Validierung: System prüft Plausibilität (z.B. Überschneidungen, fehlende Pausen)
Mitarbeiter erfassen präzise, sofort und ohne Nachfragen.
Zeitersparnis: 2-3 Stunden pro Woche
Zeitfresser #4: Reporting und Auswertungen (2-3 Stunden/Woche)
Das Problem: Am Monatsende beginnt das grosse Rechnen:
- Excel-Tabellen zusammenführen
- Überstunden manuell berechnen
- Projektzeiten summieren
- Reports für Management erstellen
- Auslastung analysieren
Die Zytrack-Lösung: Zytrack generiert automatisch alle Reports, die Sie brauchen:
- Live-Dashboards: Echtzeit-Überblick über Projektzeiten, Auslastung, Überstunden
- Automatische Überstundenberechnung: Zeitsalden werden kontinuierlich aktualisiert
- Individuelle Reports: Nach Team, Projekt, Kunde, Zeitraum – auf Knopfdruck
- Export-Funktionen: PDF, Excel, CSV – für Controlling, Geschäftsführung, Kunden
Keine manuellen Berechnungen mehr. Keine Excel-Akrobatik. Nur Daten, die stimmen.
Zeitersparnis: 2-3 Stunden pro Woche
Zeitfresser #5: Abwesenheits- und Spesenmanagement (1-2 Stunden/Woche)
Das Problem: Urlaub, Krankheit, Spesen – alles separate Prozesse:
- Urlaubsanträge per E-Mail oder Papier
- Manuelle Genehmigungen
- Spesenabrechnungen mit Papierbelegen
- Separate Erfassung und Ablage
Die Zytrack-Lösung: Zytrack ist eine All-in-One-Plattform – nicht nur Zeiterfassung:
Abwesenheitsmanagement:
- Digitale Urlaubsanträge direkt in der App
- Automatische Genehmigungsworkflows
- Live-Urlaubssalden für jeden Mitarbeiter
- Automatische Aktualisierung bei Genehmigung
Spesenmanagement:
- Digitale Belegerfassung per Smartphone-Kamera
- GPS-Tracking für Reisekosten
- Automatische Zuordnung zu Projekten/Kunden
- Direkte Integration in Buchhaltung
Alles in einem System. Keine Zettelwirtschaft. Keine Medienbrüche.
Zeitersparnis: 1-2 Stunden pro Woche
Die Zytrack-Automatisierungs-Matrix: So gewinnen Sie 15 Stunden zurück
| Zeitfresser | Manuelle Lösung | Mit Zytrack | Zeitersparnis |
|---|---|---|---|
| Dateneingabe | Zettel ausfüllen, abtippen, übertragen | Start/Stopp per App, automatische Sync | 5-6 Std./Woche |
| ERP-Übertragung | Manueller Export/Import | Live-Integration (Bexio, SAP, etc.) | 3-4 Std./Woche |
| Nachfragen & Korrekturen | Telefonate, E-Mails, Nacharbeit | Mobile Apps, GPS, Push-Benachrichtigungen | 2-3 Std./Woche |
| Reporting | Excel-Tabellen, manuelle Berechnung | Automatische Dashboards & Reports | 2-3 Std./Woche |
| Absenzen & Spesen | Separate Systeme, Papierbelege | All-in-One-Plattform, digitale Workflows | 1-2 Std./Woche |
| GESAMT | 15-18 Std./Woche | < 1 Std./Woche | 14-17 Std./Woche |
Die 7 Automatisierungs-Features, die den Unterschied machen
1. Live-Zeiterfassung mit Start/Stopp-Funktion
Keine nachträglichen Schätzungen. Keine Zettelwirtschaft. Zeit wird erfasst, während sie passiert. Zytrack-Vorteil: Desktop, Tablet, Smartphone – überall verfügbar, immer synchron.
2. Bidirektionale ERP-Integration (Bexio Live)
Projekte, Kunden, Rechnungen – alles synchronisiert sich automatisch zwischen Zytrack und Ihrem ERP. Zytrack-Vorteil: Tiefe Integration, nicht nur Datenexport. Änderungen in Bexio erscheinen sofort in Zytrack – und umgekehrt.
3. Automatische Genehmigungsworkflows
Urlaubsanträge, Überstunden, Spesen – alles läuft durch definierte Genehmigungsprozesse.
Zytrack-Vorteil: Individuelle Workflows nach Ihrer Unternehmensstruktur. Teamleiter, Abteilungsleiter, Geschäftsführung – jeder sieht nur, was relevant ist.
4. Mobile Apps mit GPS-Tracking
Aussendienst, Baustellen, Homeoffice – Mitarbeiter erfassen Zeit von überall.
Zytrack-Vorteil: GPS-basierte Standorterfassung (optional) für transparente Dokumentation bei Kundenbesuchen oder Baustelleneinsätzen.
5. Echtzeit-Dashboards und Reports
Keine Wartezeit bis Monatsende. Alle Daten sind live verfügbar. Zytrack-Vorteil: Individuelle Dashboards für jede Rolle – Geschäftsführung sieht andere KPIs als Projektleiter oder Mitarbeiter.
6. Automatische Überstunden- und Zeitsalden-Berechnung
Das System rechnet kontinuierlich mit – Soll-Arbeitszeit, Ist-Arbeitszeit, Überstunden, Urlaubstage. Zytrack-Vorteil: Flexible Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit, Schicht) – Zytrack passt sich Ihrer Realität an.
7. All-in-One-Plattform
Zeiterfassung, Projektmanagement, Spesenmanagement, Abwesenheitsmanagement – alles in einem System. Zytrack-Vorteil: Keine Punkt-Lösungen mehr. Ein Login, eine Oberfläche, ein System.
Was Automatisierung wirklich bedeutet: Mehr als nur Zeitersparnis
Vorteil #1: Fehlerreduktion um 90%
Manuelle Prozesse haben eine Fehlerquote von 15-20%. Automatisierung reduziert diese auf unter 2%.
Das bedeutet:
- Präzisere Rechnungen
- Korrekte Lohnabrechnung
- Verlässliche Projektkalkulation
- Weniger Nachkorrekturen
Vorteil #2: Echtzeit-Transparenz
Mit manueller Zeiterfassung sehen Sie Zahlen erst am Monatsende – wenn es zu spät ist.
Mit Zytrack wissen Sie jederzeit:
- Wie ausgelastet ist mein Team gerade jetzt?
- Sind wir im Projektbudget oder bereits darüber?
- Wo entstehen Überstunden?
- Welche Projekte sind profitabel?
Sie können proaktiv steuern, statt reaktiv zu reagieren.
Vorteil #3: Besserer Cashflow
Schnellere Rechnungsstellung = schnellerer Zahlungseingang. Zytrack verkürzt die Zeit von erfasster Stunde bis zur Rechnung von 2-3 Wochen auf 1-2 Tage. Das verbessert Ihre Liquidität erheblich.
Vorteil #4: Mitarbeiterzufriedenheit
Niemand füllt gerne Stundenzettel aus. Niemand will am Freitagnachmittag die Woche rekonstruieren.
Mit Zytrack:
- Zeiterfassung dauert Sekunden, nicht Minuten
- Keine Zettelwirtschaft
- Keine Nachfragen vom Chef
- Transparente Überstunden- und Urlaubssalden
Zufriedene Mitarbeiter sind produktiver – und bleiben länger.
Vorteil #5: Skalierbarkeit
Manuelle Prozesse skalieren nicht. Mit jedem neuen Mitarbeiter steigt der administrative Aufwand.
Zytrack skaliert mühelos:
- 5 Mitarbeiter oder 50 – der Aufwand bleibt gleich
- Neue Mitarbeiter in 5 Minuten angelegt
- Automatische Workflows für alle
Sie wachsen, ohne dass die Administration mitwächst.
Checkliste: Sind Sie bereit für Automatisierung?
Beantworten Sie ehrlich:
- Verbringen Sie mehr als 5 Stunden/Woche mit Zeiterfassung?
- Übertragen Sie Daten manuell zwischen Systemen?
- Haben Sie regelmässig Fehler oder fehlende Einträge?
- Fehlt Ihnen Echtzeit-Transparenz über Projektkosten?
- Arbeiten Mitarbeiter mobil, hybrid oder im Aussendienst?
- Nutzen Sie separate Systeme für Zeit, Spesen, Urlaub?
- Dauert Ihre Rechnungsstellung länger als 5 Tage?
- Wollen Sie Zeit für strategische Aufgaben statt Administration?
Wenn Sie 3 oder mehr Fragen mit «Ja» beantwortet haben, ist Zytrack die richtige Lösung für Sie.
Fazit: Zeit ist Ihr wertvollstes Gut
15 Stunden pro Woche sind 780 Stunden pro Jahr – fast 20 Arbeitswochen.
Sie können diese Zeit weiterhin mit Zettelwirtschaft verschwenden.
Oder Sie investieren sie in das, was wirklich zählt:
- Ihr Geschäft ausbauen
- Kunden gewinnen
- Ihr Team entwickeln
- Innovation vorantreiben
- Mehr Lebensqualität geniessen
Zytrack gibt Ihnen diese Zeit zurück – durch intelligente Automatisierung, die funktioniert.
Die Frage ist nicht, ob Sie sich Zytrack leisten können.
Die Frage ist: Können Sie es sich leisten, es NICHT zu tun?
Bereit für den nächsten Schritt? Testen Sie Zytrack 30 Tage kostenlos – ohne Risiko, ohne Verpflichtung.
